Privacyverklaring Vynova Beek B.V. voor stagiair(e)s en sollicitanten

Deze Privacyverklaring heeft tot doel U, als stagiair(e) of sollicitant(e), te informeren over de manier waarop Vynova Beek B.V. de persoonsgegevens verwerkt die U aan Vynova Beek B.V. verstrekt.

Vynova Beek B.V. hecht het grootste belang aan de privacy van stagiair(e) of sollicitant(e) die persoonsgegevens aan Vynova Beek B.V. verstrekt. VYNOVA gebruikt de door de stagiair(e)/sollicitant(e) aan haar verstrekte persoonsgegevens alleen voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden en neemt daarbij passende technische en organisatorische maatregelen die Vynova Beek B.V. toelaten binnen de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens te opereren.

Welke persoonsgegevens ?

Als noodzakelijke inlichtingen beschouwt Vynova Beek B.V.:

• Familienaam en voornaam
• Geslacht
• Geboortedatum en -plaats
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mail adres
• Bankrekeningnummer
• Gegevens over de functie of de stage waarvoor je solliciteert
• Gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages
• Diploma’s
• Beroepservaring
• Eventuele persoonlijkheidstesten, referenties, … zoals nuttig geacht voor de Verwerkingsverantwoordelijke voor het doel van deze jobsite.
• Periode van voorafgaande werkloosheid
• Gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw voorgaande/huidige tewerkstellingen, en gegevens over de beëindiging van die voorgaande/huidige tewerkstellingen
• Andere gegevens met het oog op het vervullen van de mogelijke functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn
• Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van huidige wetgeving of toepassing volgens toekomstige veranderingen in wetgeving.

Deze opsomming is niet limitatief.

De verwerking

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

• De beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie of stage die beschikbaar is of kan komen. Uw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens onze contacten, evenals de testen, proeven en vragenlijsten, worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject om te komen tot aanwerving van de betrokken kandidaat.
• De interne controle en de bedrijfsbeveiliging
• De uitvoering of toepassing van de wet

Uw gegevens zullen enkel toegankelijk zijn voor onze eigen medewerkers en eventuele externe medewerkers die rechtstreeks betrokken zijn bij de wervings-en selectieprocessen.

Vynova Beek B.V. staat ervoor in dat geen onbevoegden kennis kunnen nemen van het personeelsdossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens en neemt hiertoe alle nodige interne en externe veiligheidsmaatregelen. Bevoegd om kennis te nemen van het personeelsdossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens zijn: de medewerkers HR Vynova Beek, de HR Services Manager, de HR Manager en de VP Human Resources.

Doorgifte aan derden

U geeft uw gegevens in via het sollicitatieformulier op onze website, gehost door Sio Hosting BV, i.c. de hostingpartij. Na uw akkoord met deze privacyverklaring worden de desbetreffende gegevens versleuteld en via een beveiligde verbinding (SSL/TLS) overgedragen naar de webtoepassing ‘EasyToRecruit’, beheerd door HR-Technologies, die optreedt als Verwerker onder een Verwerkingsovereenkomst met VYNOVA Belgium N.V.

Uw gegevens worden verwerkt in de webtoepassing “EasyToRecruit”, beheerd door HR-Technologies, i.c. de Verwerker, met wie de Verwerkingsverantwoordelijke een Verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten. Samen stellen we alles in het werk om uw Persoonsgegevens op voldoende wijze te beveiligen.

Uw Persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw Persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

HR-Technologies NV met maatschappelijke zetel te Kempische Steenweg 293 bus 35, 3500 Hasselt, ingeschreven in het RPR met nummer 0477.537.136, en de functionaris van gegevensbescherming / Data Protection Officer kan gecontacteerd worden via dpo@hr-technologies.com.

Duur van de verwerking

De Persoonsgegevens van kandidaten worden maximaal 5 jaar na de eerste inschrijving bijgehouden. Na het verstrijken van de termijn van 5 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met de melding of u nog steeds in onze database wenst te blijven. Indien u dit niet actief bevestigt binnen de 30 dagen worden uw gegevens onherroepelijk verwijderd uit de database.

Uw Persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving.

Wat zijn uw rechten als kandidaat?

Recht op toegang en inzage
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw Persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw Persoonsgegevens maken conform de geldende bepalingen. Toegang tot uw Persoonsgegevens kan verkregen worden door in te loggen in de Jobsite.

Recht op verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw Persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons.
U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn ter ondersteuning van onze wervings-en selectieprocessen en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.
U mag eveneens vragen om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken.
Voor elk van deze activiteiten kan u inloggen in de Jobsite en de gewenste functionaliteit aan te roepen.

Recht van verzet
U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Dit recht kan u inroepen door in te loggen in de Jobsite.

Recht van gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw Persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de geldende bepalingen. Al uw Persoonsgegevens kan u oproepen na inloggen in de Jobsite.

Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. Dit kan door in te te loggen in de Jobsite.

Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw Persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

Uitoefening van uw rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de Verwerkingsverantwoordelijke zoals hoger vermeld.

Klachten
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Hoge Nieuwstraat 8, 2514 EL Den Haag, tel. +31 (0)88 1805250.

Indien U een vraag of klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Vynova Beek B.V., over de uitoefening van uw rechten of over uw privacy, dan kan contact worden opgenomen met VYNOVA via de volgende kanalen:
De Vynova Data Protection Officer: Elbert Juistenga; dpo@vynova-group.com / Schriftelijk naar volgend adres: Vynova Beek B.V., t.a.v. de Vynova Data Protection Officer, Heilig Hartlaan 21, 3980 Tessenderlo

Veiligheid en vertrouwelijkheid
Wij hebben samen met de Verwerker veiligheidsmaatregelen genomen die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden, datalekken of andere kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde Persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden en te behandelen. Deze veiligheidsmaatregelen zijn beschreven in de Verwerkingsovereenkomst.

Versie 2, gedateerd op 31 maart 2025